個人情報の取扱いに関する内規

甲南高校同窓会における会員の個人情報の取扱いに関する内規(案)

  • 第1条(内規の目的)
    • 本内規は、甲南高校同窓会会員(以下「会員」と称す)の個人情報(以下「会員データ」と称す)の保護に関し、必要な事項を定めることにより、会員の個人情報の保護と、信頼される甲南高校同窓会(以下「同窓会」と称す)の実現を図ることを目的とする。
  • 第2条(会員データの定義と項目)
    • 会員データとは同窓会事務局が管理している会員の個人情報をいう。また管理する個人情報の項目は下記の通りとする。
    • 氏名/卒業年(卒回)/現住所/現住所のTEL/勤務先名/勤務先のTEL
    • 会費等の納入状況。
  • 第3条(個人情報の利用目的)
    • 同窓会は下記の目的に個人情報を利用するものとする。
    • 同窓会からの各種通信文書の発送(会報・同期会・クラス会・支部・分会等含む)
    • 会員名簿の発行、その他会則に定める事業の遂行に必要と判断される諸事業。
  • 第4条(管理者の責務)
    • 同窓会事務局は、会の目的に即した事業の遂行にあたり知り得た会員データをみだりに第三者に漏らしたり、第3条の利用目的以外に使用してはならない。また、管理責任者は会員データを常に、最新・正確なものに保つよう努めるものとする。
  • 第5条(会員の責務)
    • 会員は、相互に個人情報の重要性を認識し、会員データは会員個人としての利用目的の範囲を超えてはならず、会員の営利を目的とした事業や政治的活動への利用、および、第三者への会員名簿及び会員データの提供も厳禁する。
  • 第6条(会員データ管理責任者の設置)
    • 同窓会は会員データを厳格適正に維持管理し、会員の個人情報の安全保護を図るため、同窓会事務局内に「会員データ管理責任者」を置くこととし、これを同窓会事務局長が務める。
  • 第7条(会員データの利用申請)
    • 会員が会員相互の親睦を深め、または同窓会活動を活性化するために同期会、クラス会、支部会、分会、OB会等で会員データを利用するときは、会員データ管理責任者に対して所定の利用申請書により申し込まなければならない。
  • 第8条(会員データの提供拒否)
    • 会員データ管理責任者は、会員データの利用申込みに対し、不正な会員データ利用が疑われ、または、適正な利用が妨げられると判断した場合は、申請者に対し、会員データの提供を拒否することができる。
  • 第9条(会員データの利用状況報告)
    • 会員データ管理責任者は、利用申請に対する会員データの提供・利用状況を、全国代表者会議開催時に報告しなければならない。
  • 第10条(自己情報の開示及び訂正等の報告)
    • 会員は、会員データの自己情報について、いつでも開示の請求ができる。会員データ管理責任者は、公的証明書等により、請求者が本人であることを確認のうえ、開示請求に対応するものとする。また、住所変更・勤務先変更等、自己情報に変更がある場合は、速やかに同窓会事務局に届け出るものとする。
  • 第11条(内規の変更)
    • 会員の個人情報保護のために、上記以外の定めが必要な場合、または変更の必要がある場合は、全国代表者会議にて協議し、決定する。
  • 附則
    • 平成●●年●月●日制定
    • この内規は平成●●年●月●日より施行する。

 

 

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甲南高校同窓会会員データ利用申請書